Domo peut presque tout faire. Il existe tellement d’outils que vos équipes ne savent peut-être pas par où commencer ni comment continuer à développer votre boîte à outils. Au Tournée Domo Connections automne 2023 à Boston, nos partenaires de Regional One Health, un système hospitalier à but non lucratif de Memphis, Tennessee, ont partagé cinq tactiques pour identifier de nouvelles façons créatives et productives de tirer le meilleur parti de vos données et de Domo.
1 : Quelles données sont encore présentes sur des post-its, dans des messages texte ou auprès de certaines personnes ?
Vous pensez peut-être que toutes les données de votre organisation se trouvent déjà au même endroit, mais il y a de fortes chances que vos collaborateurs stockent des informations précieuses partout. Regional One Health disposait de nombreuses données sur les patients stockées dans ses dossiers médicaux électroniques, mais il s'est avéré que des données précieuses se trouvaient également dans de nombreux autres systèmes.
Reginald Coopwood, MD, PDG de Regional One Health, souhaitait donner à ses dirigeants les moyens de prendre des décisions fondées sur des données concernant les résultats cliniques, les opérations et les finances du système hospitalier.
« Avant de pouvoir faire cela, nous devions comprendre comment nous pourrions donner une image complète à 360 degrés de notre organisation alors que, soyons honnêtes, la plupart de nos ensembles de données n'étaient pas des ensembles de données », Jani Radhakrishnan , PDG de Regional One Health Solutions. « C’étaient des notes (adhésives). C'étaient des e-mails. C'étaient des PDF. C'étaient des morceaux de papier posés sur les bureaux des gens.
Si les données se trouvaient dans des systèmes, elles l'étaient dans des systèmes conçus pour Internet Explorer et Windows 98. Demandez à vos collaborateurs de récupérer les données dans leur vie professionnelle quotidienne et de partager ces points de données et thèmes non documentés. Les endroits à consulter incluent les notes autocollantes et les blocs-notes, les messages texte, l'application Notes, les commentaires dans les outils de conception et les logiciels de gestion de projet. La collecte de ces données vous aidera à savoir quelles données nécessitent un meilleur suivi, stockage et organisation.
2—Qu'est-ce qu'un processus manuel qu'il a été impossible de rendre plus efficace ?
Votre organisation dispose probablement encore de certains processus manuels, même si vous comptez de nombreux utilisateurs Domo actifs. Vos collaborateurs ne réalisent peut-être même pas que la façon dont ils ont toujours travaillé pourrait être automatisée. Le but n'est pas de réduire leurs responsabilités ; il s'agit plutôt de les libérer pour un travail plus stratégique et créatif qui nécessite leurs compétences.
Pour trouver des opportunités, essayez de demander à vos collègues :
- Dans quels scénarios votre équipe s’envoie-t-elle des SMS pour communiquer sur l’entreprise ?
- Quelles mini-leçons vous enseignez-vous encore et encore (par exemple, comment communiquer sur la couverture des prises de force) ?
- Quel travail redoutez-vous ? Quelles tâches semblent particulièrement fastidieuses et pourquoi ?
Regional One Health a identifié que la communication et le suivi en cas de « déroutement » – lorsqu’un hôpital atteint sa capacité et doit envoyer des patients vers d’autres hôpitaux à proximité – étaient un processus manuel qui pouvait être automatisé. Ils avaient souvent l'impression d'être « en déjudiciarisation », mais personne ne savait exactement à quelle fréquence ni pourquoi.
« Nous avons donc pris toutes les notes (adhésives) : les gens écrivaient littéralement « nous allons en déjudiciarisation » et les promenaient dans le couloir et les mettaient sur le bureau de quelqu'un. Et les gens s'envoyaient des SMS », a déclaré Radhakrishnan. « Nous l'avons donc numérisé, littéralement, en créant une feuille de calcul Excel. Parfois, il faut rencontrer des gens là où ils se trouvent. »
Son équipe a utilisé un lecteur partagé et Domo's Workbench, puis a coaché les gens en enregistrant les raisons pour lesquelles ils optaient pour la déjudiciarisation. Le fait que ces informations soient visibles – rien d’autre – a entraîné une diminution des heures de déroutement.
3—Quand et pourquoi vos collaborateurs ont-ils perdu confiance dans les données ?
Il suffit d’une seule expérience négative pour rendre quelqu’un sceptique et résistant à l’utilisation des données. Choisissez un groupe d'employés et demandez-leur quand et pourquoi ils ont arrêté d'utiliser les données. Le logiciel a-t-il mis trop de temps à apprendre ? Ont-ils été brûlés en utilisant des données inexactes ? Se sont-ils retrouvés avec deux nombres différents pour la même métrique et ont-ils abandonné ?
Radhakrishnan dit que Regional One Health avait des sceptiques en matière de données. Au début, certains de leurs fournisseurs ne faisaient pas confiance aux données que l'équipe de Radhakrishnan avait renseignées dans les tableaux de bord de Domo. Avant Domo, ils se demandaient si les tableaux de bord représentaient une image précise de leurs services. « Maintenant, ces mêmes personnes m'appellent à 7 heures du matin pour me dire que les données de Cerner (notre système de dossier médical électronique) n'ont pas été automatiquement mises à jour ce matin. »
Transformer les gens de sceptiques en matière de données en passionnés de données comme ces fournisseurs peut prendre du temps. Mais comprendre les racines de tout scepticisme peut vous aider à adapter votre mise en œuvre et votre formation.
4—Quels problèmes persistent, malgré toute la formation et l'éducation de vos employés ?
Pour Regional One Health, un problème récurrent était celui des escarres, un type d’« événement dommageable ». Cela se produit lorsque les personnes séjournent longtemps à l’hôpital et que certaines pratiques préventives, telles que le renouvellement des patients, peuvent ne pas être appliquées aussi fréquemment qu’elles le devraient. L'équipe de Radhakrishnan s'est sentie perplexe devant le fait que le nombre d'escarres ne diminuait pas, même si les pratiques de prévention étaient bien connues.
Ils ont créé un outil d'audit qui connectait le système médical électronique de l'hôpital à ses données d'opérations cliniques. Cet outil permettait de suivre si et quand une pratique préventive (par exemple, tourner) avait été manquée et d'indiquer s'il y avait une « raison cliniquement justifiable » (par exemple, le patient était en chirurgie). Les responsables cliniques disposaient soudainement de données précises en temps réel qu’ils pouvaient utiliser pour coacher leur personnel et prendre des mesures correctives si nécessaire. Le résultat? Les événements nuisibles ont considérablement diminué.
5—Quels problèmes votre organisation rencontre-t-elle et qui semblent impossibles à résoudre ?
Regional One Health est un hôpital public qui accueille tout le monde : une mission noble, mais dont les coûts sont élevés. Pour compenser ces coûts, le système hospitalier a toujours dû faire preuve de créativité pour générer des revenus, ce qui semblait impossible. Avec Domo, ils disposent d'outils simples pour développer de nouvelles lignes de revenus.
Voici ce qui s'est passé : Regional One dispose d'une pharmacie interne – « mais nous avons constaté que de nombreuses personnes rédigeaient les ordonnances et les faisaient exécuter dans (les pharmacies de détail) », a déclaré Radhakrishnan. « Nous voulions capturer les ordonnances entrantes, car cela génère des revenus. »
L'équipe devait trouver comment obtenir des données de prescription en temps réel : qui rédigeait les ordonnances, à quelle clinique, à quelle pharmacie, qui dirigeait la clinique, qui étaient les médecins ? Pour ce faire, Radhakrishnan a associé ses données de prescription à son système de gestion des ressources humaines et a créé un tableau de bord dans Domo qui suivait les données de prescription en temps réel par prestataire et par emplacement de la clinique, favorisant ainsi une saine concurrence.
Résultat : ils ont doublé leur taux de captation en trois ans (des millions de revenus supplémentaires !).
L'un des clients de Domo a déjà créé votre prochain cas d'utilisation puissant
Regional One Health n’est qu’une parmi des centaines d’histoires d’organisations transformant leurs secteurs grâce à la puissance de Domo. Nous avons souvent constaté que le prochain aha! Ce moment vient d'entendre le témoignage d'un client qui l'aide à imaginer ce qui est possible d'autre dans Domo.
Découvrez nos témoignages clients pour s'inspirer et retrouvez-nous lors de la tournée Domo Connections. Nous accueillons toujours au moins un conférencier client et serions ravis que vous nous rejoigniez.
